Київський професійно-педагогічний коледж
імені Антона Макаренка

 

ІНФОРМАТИКА ТА КОМП’ЮТЕРНА ТЕХНІКА

Електронний навчально-методичний посібник

 

 

Головна

Анотація

Навчальна програма

Критерії оцінювання

Теоретичний матеріал

Практичні роботи

Самостійна робота

Курсова робота

Глосарій

Використані джерела

Укладач

 

Змістовий модуль 6. Бази даних

 

Тема 10. Загальні відомості про бази даних. Створення бази даних в середовищі Microsoft Access 2016

 

План лекції

1. Загальні відомості про бази даних

2. Основні відомості про систему управління базами даних Access 2016

3. Робота з таблицями Access 2016

4. Ключові поля, індекси, зв’язування таблиць

5.Робота з даними у таблиці

 

Зміст лекції

1.     Загальні відомості про бази даних

База даних (БД) — це сховище організованої сукупності даних різного типу, які відображують стан об’єктів певної предметної галузі та зв’язки між ними.

Система управління базами даних (СУБД) — це інструмент, призначений насамперед для створення структури БД, уведення й  оновлення даних, пошуку необхідних даних та їх опрацювання за певним алгоритмом.

Рис. 10.1 СУБД

Сучасні БД мають величезні обсяги даних і зберігаються в комп’ютерних системах на жорстких магнітних дисках. Користувач позбавлений необхідності знати тонкощі фізичного розміщення даних на них. Ця функція повністю реалізується СУБД разом з операційною системою.

Важливою функцією СУБД є також керування транзакціями. Транзакція — це послідовність операцій над даними, яка сприймається СУБД як єдине ціле.

Одним із засобів моделювання предметної галузі на етапі проектування БД є модель сутність — зв’язок. Основними поняттями такої моделі є сутність, атрибут і зв’язок.

Сутність — це деякий об’єкт реального світу. Вона має екземпляри, які відрізняються один від одного значеннями атрибутів. Атрибут — це властивість сутності. Зв’язок фактично встановлює взаємодію між сутностями.

Дані, що зберігаються в  БД, мають певну логічну структуру, тобто описуються деякою моделлю даних, яка підтримується відповідною СУБД. Існують різні способи відображення зв’язків між даними, тобто різні моделі даних. Нині є три класичні моделі даних: ієрархічна, мережева і реляційна.

Рис. 10.2 Структури ієрархічної і мережевої моделей даних

Основним недоліком ієрархічних і мережевих БД є складність їх розроблення, тому нині поширення набула реляційна модель даних — фактографічна база даних, що є набором взаємопов’язаних таблиць. Основна перевага цієї моделі полягає у простоті розроблення БД і систем управління ними.

Основні вимоги до таблиці як об’єкта БД такі:

§  кожне поле повинно мати унікальне ім’я;

§  усі поля мають бути однорідними, тобто значення елементів одного поля можуть бути лише одного типу (наприклад, тільки числовими, тільки рядковими);

§  у таблиці не може бути однакових записів, вони мають відрізнятися значеннями хоча б одного поля;

§  таблиця повинна мати ключове поле, або ключ.

Зазвичай таблиця має унікальне поле або кілька полів, які ідентифікують записи. Таке поле називають ключовим (ключем). Воно використовується для швидкого пошуку даних, а також для зв’язування даних із різних таблиць. Ключ, який містить тільки одне поле, називають простим, а який містить кілька полів — складним.

В основній таблиці вибирають первинний ключ, а в допоміжній — зовнішній ключ. Зовнішній ключ повинен однозначно визначати поле основної таблиці. У ньому не може бути даних, відсутніх у первинному ключі, інакше зв’язок буде некоректним. Часто для забезпечення зв’язку між таблицями в допоміжну таблицю спеціально вводять поле з таким самим іменем, що й ім’я первинного ключа основної таблиці.

У такому випадку деякі СУБД автоматично встановлюють зв’язок між таблицями. Якщо імена зазначених полів різні, то користувач повинен сам встановити зв’язок між ними.

Між таблицями реляційної БД існує зв’язок: один до одного, один до багатьох, багато до одного, багато до багатьох.

 

2.     Основні відомості про систему управління базами даних Access 2016

СУБД Access 2016 входить до складу пакета Microsoft Office і призначена для створення й підтримки роботи з реляційними БД. Розглянемо її основні об’єкти та їх призначення.

Рис. 10.3 Об’єкти системи управління базами даних та їх призначення

Запуск системи Access 2016 можна здійснити стандартними способами, що передбачені в ОС Windows.

Після запуску системи на екрані монітора з’явиться її стартове вікно.

Зображення, що містить знімок екрана

Автоматично згенерований опис

Рис. 10.4 Стартове вікно Access 2016

Серед шаблонів в Access є Пуста база даних, яка слугує для створення нової БД. У подальшому ми будемо використовувати саме цей спосіб.

Зображення, що містить знімок екрана

Автоматично згенерований опис

Рис. 10.5 Інтерфейс програми Access 2016

Стисло ознайомимося з призначенням вкладок вікна.

Вкладка Основне містить команди й елементи керування, які найчастіше використовуються в процесі роботи з БД. Зокрема тут містяться команди для роботи з буфером обміну, форматування тексту, сортування й фільтрування даних та ін.

Вкладка Створення містить команди для створення таблиць, запитів, форм та інших об’єктів БД, вкладка Зовнішні дані — команди для експортування й імпортування даних, вкладка Знаряддя бази даних — команди встановлення зв’язків між таблицями, аналізування й переміщення даних між програмами та ін.

У лівій частині екрана вміщено Усі об’єкти Access — панель переходів, на якій можуть відображатися назви всіх створених об’єктів, між якими можна здійснювати перехід простим натисненням відповідних назв. Праворуч від панелі переходів міститься область редагування, у якій можуть одночасно  відображатися таблиці, запити та інші об’єкти БД.

Відкрити вже створену БД можна за допомогою кнопки Відкрити на панелі швидкого доступу, а щоб закрити, потрібно скористатися командою Закрити, що розташована на вкладці Файл.

 

3.    Робота з таблицями Access 2016

Створюючи БД Access, користувачі зберігають дані в таблицях. Об’єкти БД залежать від структури таблиць, тому розробку БД потрібно починати зі створення власне таблиць і лише після цього можна переходити до будь-яких інших об’єктів.

У  середовищі Access 2016 існують такі інструменти створення таблиць, як Конструктор таблиць, Майстер таблиць, Режим таблиць.

Після визначення структури таблиць слід визначити типи полів з урахуванням тих типів, із якими може працювати Access. У середовищі Access 2016 використовуються типи даних:

§   Короткий текст;

§   Довгий текст;

§   Число;

§   Дата й час;

§   Гррошова одиниця;

§   Автонумерація;

§   Так/Ні;

§   Об’єкт OLE;

§   Гіперпосилання;

§   Вкладення;

§   Обчислювальний;

§   Майстер підстановок.

Кожен із наведених типів даних має власний набір властивостей.

 

4.    Ключові поля, індекси, зв’язування таблиць

Згадаємо, що кожна таблиця повинна мати ключове поле (ключ) — поле, значення якого не повторюється в жодному іншому записі. Таблиця може мати кілька ключових полів, але використовується тільки одне з них, яке називають первинним ключем.

Для створення первинного ключа потрібно відкрити таблицю в режимі конструктора, виділити поле, що використовується як первинний ключ, і натиснути кнопку Ключове поле, що знаходиться в розділі Знаряддя вкладки Конструктор.

Створити первинний ключ можна також за допомогою контекстного меню певного поля, у якому необхідно виконати команду Ключове поле. Для цього слід відкрити таблицю в режимі конструктора

Основна вимога до ключів така: значення зовнішнього ключа мають збігатися зі значеннями первинного ключа головної таблиці. Імена цих ключів можуть бути різними, але якщо імена однакові, то процес зв’язування таблиць буде простішим.

Щоб переглянути зв’язки між таблицями БД, необхідно на відкритій вкладці Знаряддя бази даних натиснути кнопку Зв’язки, активувати вкладку Конструктор і в розділі Зв’язок  натиснути кнопку Усі зв’язки.

Якщо схема складна, можна приховати частину таблиць і зв’язків, вилучивши їх із вікна Зв’язки. Для цього потрібно виділити певну таблицю й натиснути кнопку Delete. При цьому зв’язки й таблиці вилучаються лише з вікна, фізично ж вони залишаються, тому в будь-який час їх можна відновити.

Щоб скасувати зв’язки між таблицями БД, необхідно встановити курсор на лінії зв’язку, натиснути кнопку миші, а потім — клавішу Delete. Можна також відкрити контекстне меню лінії зв’язку й виконати команду Видалити.

 

5.    Робота з даними у таблиці

Дані в таблиці можна вводити після створення їх структур. Існує два способи введення даних у таблиці: за допомогою форм і безпосереднє введення даних у таблиці.

Під час уведення даних автоматично перевіряються такі типи даних: числові, грошові, дата і час, логічні. На вкладці Основне в групі Форматування тексту містяться елементи, за допомогою яких можна змінити розмір і накреслення символів та інші параметри.

Якщо на екрані не поміщаються всі записи, слід скористатися вертикальною смугою прокручування, а якщо не поміщаються всі поля — горизонтальною. Окремі поля можна розширити або звузити звичайним порядком.

У нижній частині вікна таблиці розміщено кнопки навігації для переміщення курсора в перший, сусідній або останній запис.

Для додавання нового запису в таблицю необхідно натиснути кнопку Створити запис на панелі навігації та ввести дані.

Потрібний запис у таблиці можна знайти за значенням будь-якого її поля або за фрагментом його значення.

Коли потрібно приховати деякі поля, їх слід виділити й  у  групі Записи виконати команду Додатково => Приховати поля. Щоб відновити приховані поля, слід виконати команду Додатково => Відобразити поля та у  вікні, що відкриється, увімкнути прапорець відповідного поля.

Згадаємо, що за замовчуванням записи таблиці виводяться впорядкованими за значенням первинного ключа. Проте часто виникає необхідність отримати записи, упорядковані за значенням інших полів.

Сортування записів  — це впорядкування записів за значеннями одного поля або кількох полів.

Для сортування за значенням одного поля треба його виділити й  натиснути кнопку За  зростанням (А Я) або За  спаданням (Я А). Можна також скористатися контекстним меню поля.

Фільтрування записів  — це відбір із таблиці записів, які містять задане значення у  вибраних полях.

Фільтрування за виділенням — це відбір записів на основі значень поточного поля. Для його реалізації спочатку треба впорядкувати записи за значенням поля, яке використовується у фільтрації; встановити курсор на тому значенні поля, за яким буде виконуватися фільтрування; натиснути на кнопку Виділення в групі Сортування й  фільтр та вибрати необхідну умову в меню, що відкриється.

Використовуючи фільтрування за формою, можна вводити критерії в поля таблиці умов.

У розділі Сортування й  фільтр відкриємо меню кнопки Параметри розширеного фільтра й виконаємо команду Розширений фільтр/сортування. Відкриється перелік полів таблиці, а в нижній частині вікна — таблиця конструктора.

 

Додаткові матеріали

Рекомендовано ознайомитись з додатковою інформацією до лекційного матеріалу по даній темі

 

Перегляньте презентацію до теоретичного матеріалу:

Тема 10. Загальні відомості про бази даних. Створення бази даних в середовищі Microsoft Access 2016.

 

Перегляньте відеоуроки:

Зображення, що містить знімок екрана

Автоматично згенерований опис

 

 

Контрольні запитання

1.   Що називають базою даних?

2.   Як поділяються БД за структурою?

3.   Поясніть сутність транзакції.

4.   Назвіть основні моделі даних у  БД.

5.   Які існують види зв’язку між таблицями?

6.   Поясніть сутність реляційної моделі даних.

7.   Які поля таблиць називають ключем?

8.   Поясніть сутність створення БД «з нуля».

9.   Які основні дії можна виконувати на вкладці Створення?

10. Що називають первинним ключем таблиці?

11. Який порядок створення ключового поля?

12. Як можна скасувати зв’язок між таблицями?

13. Які існують способи сортування записів?

14. Як упорядкувати записи за значенням одного поля?

15. Що називають фільтрацією записів?

 

Виконання завдань

Відкрийте браузер (наприклад Google Chrome) та увійдіть у свій обліковий запис Google за посиланням https://myaccount.google.com. Перейдіть до додатку Google Клас за посиланням https://classroom.google.com та приєднайтесь до курсу з дисципліни Інформатика та комп’ютерна техніка ввівши код курсу lavdc3p.

На вкладці Завдання виконайте всі завдання до теми 10.

 

Попередня тема

На початок

Наступна тема